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採用コラム

正しく知ろう!高卒採用における
合否通知のルールとマナー

新卒採用の中では採用活動が比較的短期に集中している高卒採用。重要なフェーズの一つである合否通知にも、ルールがあるのはご存じですか?今回は、高卒採用の合否通知にスポットを当てて解説します。

目 次​

1.はじめに

2.高卒採用独自の合否通知ルール

3.合否通知で気を付けるべき3つのこと

4.まとめ

1.はじめに

以前のコラムにて高卒採用の独自のルールやスケジュールについてご紹介しました。学業が第一優先の高校生を守りながら安心して就職活動を行ってもらうための様々なルールですが、試験後の合否通知にもルールや注意事項が存在していることをご存じでしょうか。

 

上記のスケジュールの通り、高校の夏休みが明ければ学校推薦が始まり、いよいよ選考活動が本格化してきます。早い人は、9月中には採否が決定する場合もあるかと思います。合否通知の仕方によっては、会社と学校との今後の関係性をよりよいものにするチャンスにもなり得ます。本記事では、そんな合否通知の正しいルールと実施時に気を付けるべきことについて詳しくお話します。

2.高卒採用独自の合否通知ルール

大卒や中途採用では、電話やメールを使って直接求職者に結果の連絡をするのが一般的です。しかし高卒採用では、生徒とダイレクトにやり取りをしてはいけないというルールが定められていますので、合否通知は必ず学校の先生に伝えます。そして求職者である生徒本人は、先生を通して自らの合否について知ることになるのです。

3.合否通知で気を付けるべき3つのこと

合否通知を学校の先生に伝えるという事以外には、特に決まりごとはありません。しかし、独自のルールが定められている高卒採用だからこそ、高校生のスムーズな就職活動や企業と学校間の信頼関係を維持するために注意すべき事項があります。以下、3つの留意点を解説します。


① 不採用の理由も通知する

合格通知の場合は特に問題ありませんが、不採用の場合はネガティブな内容を伝えなければいけないため学校にも生徒にも気を遣うこともあるかと思います。しかし、言いづらいからといって不採用の理由を伝えなかったりあやふやにしたりすることは、かえって企業と学校間の信頼関係にマイナスの影響を及ぼしかねません。企業が試験内容を受けて厳正なる選考を行い、自社の求める人材かどうか見極めた上で採否の判断を下すことは当然のことです。「求める人材にそぐわない」「他によりマッチする人材がいた」など不採用には明確な理由があるはずです。不採用通知を送る際には、書面にそれらの理由を記載するようにしましょう。先生や生徒の不採用に対する納得感が増しますし、その企業が求めているものが明らかになり次年度以降の採用活動が行いやすくなるというメリットもあります。


② 通知は極力一週間以内に

高卒採用ではより速やかな通知が大切です。高校生は、「一人一社制」のルールに則り就職活動をしています。不合格の場合はその通知が来なければ次の企業への応募ができませんので、その生徒の次の受験機会を奪ってしまうことにもなりかねません。また、合否通知の遅い企業は学校側からも良い印象はもたれませんので、信頼関係の構築という点においてもやはり迅速な対応は必須ですので、できる限り早めに合否を知らせるように心がけましょう。


③ 通知は電話と書面どちらも使用するのがベター

通知の方法は、まず電話で連絡し、その際「後日改めて封書にて通知する」という旨を伝え書面でも合否通知を送付するという流れがベターです。もちろんどちらか一方のみでも構わないのですが、電話の”迅速性”と封書の”確実性”をかけ合わせることで安心感と信頼感がアップします。可能であれば、書類は学校用と生徒用で2部同封するとよいでしょう。

4.まとめ

就職活動を行う高校生の実状や正しいルールを理解して採用・不採用を伝えるだけでなく、学校・生徒それぞれのニーズを考慮して行動することが、今後の採用活動への布石を打つことに繋がります。今回のコラムが御社の人事活動に少しでもお役に立てれば幸いです。

 

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