生産人口減少により採用難が顕著な昨今、従来の採用よりも企業側がより積極的に求職者に対してアプローチをする「攻め」の採用手法に注目が集まっています。今回は、その中の一つ「スカウトメール」について詳しく解説します。
目 次
１．1.はじめに
２．スカウトメールとは？
３．スカウトメールの種類
４．スカウトメールの開封率・返信率アップのコツ
５．まとめ
１．はじめに
少子高齢化による生産人口の減少に伴い、人材の採用は年々難しくなってきています。これまでのように求人を出すだけの受け身的な採用活動では、思うように応募がこないのが現状です。昨今は採用手法が多様化し、企業側から積極的に働きかけて応募を獲得していくような手法も多く出てきています。その中の一つが「スカウトメール」です。今回は、スカウトメールの概要や種類、スカウトメールで採用を成功せるために必要な開封率・返信率アップのコツについて解説します。
２．スカウトメールとは？
企業が候補者へ直接メールを送信してアプローチする、ダイレクトリクルーティングの手法の一つです。求人媒体が提供するスカウトメール機能を利用するのが一般的で、出した求人に対してただ応募を待つのではなく、求める人材に対して積極的に働きかける「攻めの採用手法」として、近年の売り手優位の採用市場において注目を集めています。また、企業選びにスカウトメールを活用する求職者も増えてきており、応募先を決めかねている求職者の関心を引き、面談や選考ヘ進む決めの一手ともなり得る有効な採用手段なのです。
（関連コラム：話題のダイレクトリクルーティングとは？従来の採用方法と何が違う？）
３．スカウトメールの種類
スカウトメールには、主に以下の３つの種類があり、目的や欲しい効果に合わせて使い分けることができます。
① 一斉送信型
マッチ条件を最小限にし、より多くの求職者へ一斉にスカウトメールを送信するものです。スキルや経験値、自社への適正などにあまりこだわらずメールを送るため、求職者から思うような反応を得るにはそれなりの送信数が必要になりますが、採用活動の初期段階として母集団を形成するには有効なスタイルです。多くの求職者へ届くため、自社の認知度の向上にも役立ちます。
② 一部条件一致型
求める人材の条件と一部が一致する候補者に対してメールを送信します。一斉送信よりも候補者からのアクションに対しての期待値は高めです。条件一致が一部のみのため、本当に求めている人材からは少し外れている可能性はありますが、完全一致にターゲットを絞り込むよりも間口は広いため、より多くの採用チャンスを作り出すことができます。
③ 完全一致型
求める人材の条件と完全一致または一致する要素が特に多い候補者に対して送信するメールです。企業としては絶対に採用したい優良人材ですので、書類選考をパスして面談からスタートなど、特別な選考フローを提示して訴求力を高める場合もあります。対象となる候補者の絶対数が低いというデメリットはありますが、出会えた時にしっかり採用成功へ繋げるために備えておきたいスタイルです。
４．スカウトメールの開封率・返信率アップのコツ
自社の紹介や魅力・強みの打ち出し、候補者を必要としているという気持ち・熱意、採用条件など、スカウトメールには多くの情報を詰め込みがちです。しかし、冗長な文章は最後まで読んでもらえなかったり、印象に残らなかったりしてうまく結果に繋がりません。ポイントを抑えた本文作成を心がけましょう。そして、スカウトメールでの採用を成功させるために最も重要なことは、
・開封率
・返信率
を意識してメールを作成・送信をすることです。ここでは、開封率・返信率それぞれを高めるためのコツを紹介します。
【開封率アップ】
① 候補者が特別感を感じる件名にする
・候補者の名前を入れる（例：○○様の力をお貸しください）
・特別な選考フローを提示する（例：選考前面談のご案内）
・魅力的な条件を明示する（例：月収30万円以上をお約束）
など、メールを受け取った候補者が「自分を必要としてくれている」「自分のスキル・経験を尊重してくれている」と特別感を得ることができる一文を件名へ入れることにより、より詳細を確認してみたいという気持ちを促し開封率アップが期待できます。
② 開封されやすい時間帯に送信する
求職者は主に、昼休憩や就業時間後にメールチェックや求人の確認をする傾向があります。そこに合わせて、午前中や夕方など、まもなくメールチェックをするであろう時間帯を見計らってメールを送ることで、開封してもらえるチャンスはさらに高まります。他のメールに埋もれてしまわないよう、①で紹介したテクニックなど工夫を取り入れることも重要です。なお、深夜帯や早朝のメール送信は「マナー知らず」「ブラック企業」などマイナスな印象を与えかねませんので控えしましょう。
③ 新規登録者へアプローチする
求人媒体に登録したばかりの新規登録者は、就職・転職への意欲や熱意が高く、気になる求人に対してより積極的に行動する傾向があります。優先してアプローチすることでより多くの反応を得られる可能性が高まります。求職者のデータベース検索機能などを活用し、求める人材に近しい新規登録者がいないかどうかをこまめにチェックしておくとよいでしょう。
【返信率アップ】
① 自社で働くメリットを冒頭に記載する
候補者がメリットと感じそうなポイントをいくつかピックアップして本文冒頭に記載することで、より関心を引き返信率アップが期待できます。具体的な数字や事例を交え、応募・就業に対してより明瞭なイメージを持ってもらえるようにしましょう。
例）
★月平均残業時間10h以下
★転勤なし
★資格取得者には特別手当あり
★年一回の昇給確約
※本文冒頭に以上のような記載を加えると、「もっと詳しく知りたい」と興味関心を引くことができます。
② 候補者の経験を活かせる所を伝える
必要としているスキルや活躍してほしいポジションなどを具体的に明記することで、きちんと経歴を把握したうえでスカウトしてくれているんだという印象と共に、「だから自分にスカウトが来たのか」と納得感を与えることができます。
例）
○○様のご経歴を拝見し、３年間のプロジェクトマネジメントや新人育成のご経験に興味を持ちメールをお送りいたしました。
この度弊社では新規プロジェクト立ち上げを計画しており、○○様のマネジメントと人材育成のスキルを活かしご活躍いただけるのではと考えております。
※求めるポジションやスキルを明記することで、候補者は働き方のイメージがしやすくなるのも利点です。
③ 曖昧な内容を避ける
企業の説明や「アットホームな職場です」「残業は少なめです」など、具体性がなく曖昧な表現ばかりだと、候補者の興味を引きづらく「応募してみたい」という気持ちを想起させる決め手に欠けます。また、業務内容や採用条件が曖昧な場合は候補者の不安を助長し、マイナスな印象を与えかねません。自社の魅力や候補者にとってのメリットなどしっかり伝えたい内容は、具体的な記述をするように心がけましょう。
例）
＜名乗り＞
株式会社○○ 人事担当です。
⇒株式会社○○ 人事担当の○○と申します。
※具体的に名乗るだけでも、特別感は演出されます。
＜自社紹介＞
弊社は、地域に根差し様々な方のお役に立つため、従業員一丸となり日々奮闘しております。
⇒弊社は「新たな挑戦」と「地域への貢献」をモットーに従業員一丸となって日々奮闘しており、○○分野では国内トップシェア、また、□□分野でも急成長を遂げている企業です。
※力を入れていることについて具体的に触れたり数字を用いたりすることで、よりリアルなイメージを伝えることができます。
＜魅力・メリット＞
アットホームな雰囲気で、残業も少なめです。
⇒部署関係なく良くコミュニケーションを取り、上司・管理者にも意見を言いやすい環境です。また、月平均残業時間は10時間未満で、従業員のワークライフバランスを大切にしています。
※職場の雰囲気や残業時間の多寡の感じ方は人それぞれですので、より具体的な記載で魅力・メリットを表現しましょう。
④ スカウトメールを再送する
１度メールを送って応募がなかった場合でも、同じ候補者に２度目のスカウトメールを送ることで熱意が伝わり、応募に繋がるというケースもあります。最初に送ったメールとは少し内容を変え、さらに強くアピールしたい点などに重点を置いた文章にすると良いでしょう。送り主をより別の担当者に変える手法も効果的です。
５．まとめ
スカウトメールは、売り手市場の今こそ活用したい「攻め」の採用手法です。誰に、何を、どのように伝えるのか、自社の採用活動の方針や求めるターゲットに合わせた種類を選び、開封率・返信率を高める様々なテクニックを駆使して積極的にアプローチしていきましょう。「あなただからこそ、メールを送っているのです。」という想いや熱意を伝えて応募獲得に繋げるために、本記事がお役に立てれば幸いです。
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