採用コラム

書類が必要になるタイミングは、大きく分けて以下の３つです。

・求人申し込みの時

・求人票公開後

・生徒からの応募解禁後

タイミング別で、必要書類とその特徴などを解説します。

＜求人申し込み時に必要な書類＞

高卒採用は、ハローワークへの求人申し込みが不可欠です。申し込み時に提出する書類は以下の通りです。

①　求人申込書

高卒採用は、例年６月１日より申し込みが解禁されます。求人申込書は、ハローワークに求人を申し込む際に必須の書類で、求人票の作成するためには、様々な項目に記入して提出します。記入が必要な項目は以下の通りです。

・求人区分

厚生労働省による「高卒就職情報Web提供サービス」で求人情報を公開するかどうかを選択する項目です。

・仕事内容

職種や業務内容、就業形態や雇用期間、就業場所など、求人を出す仕事や職場に関する詳細を記入します。生徒が最も重要視する項目ですので、より分かりやすく、より詳しい内容を心がけましょう。

・賃金・手当

賃金形態、基本給、各種手当など、給与に関する情報です。「基本給」欄には、初任給の額を記載します。仕事内容と同じくらい関心の高い項目です。記載漏れや間違いの内容、よく注意しましょう。

・労働時間

就業時間や休日に関する項目です。記入の際は、法定労働時間に注意してください。内容によっては、就業規則や各種届出の内容の確認が入る場合があります。変形労働時間などで変則的なケースは、必要に応じて「補足事項」欄に詳細を記入しましょう。

・保険・年金・定年等

加入する保険の種類や企業年金、定年や退職金の制度についての他、従業員用に用意している入居可能な住宅があるかなどを選択する欄もあります。

・選考方法

選考方法の他、選考実施日や場所など選考に関わる様々な事項を記入します。学科試験を行う場合、実施科目も細かく選択します。他には、応募前職場見学の受け入れの可否を選択する欄もあります。既存の欄だけでは内容が書ききれない場合は、「補足事項」欄などに詳細を記入し、情報に漏れのないようにしましょう。

・青少年雇用情報

企業の採用状況や、人材育成や定着に対する取り組みについて記入するものです。情報提供の義務にとどまらず、なるべく全ての項目を記入し積極的な情報提供が推奨されています。

（関連コラム：魅力が伝わる！応募したくなる求人票作成の3つのコツ）

②　高卒求人推薦依頼校名簿

指定校求人で、以下の２つの条件全てに当てはまる場合にのみ提出が必要が書類です。

・推薦依頼校がある

・推薦依頼校が11校以上ある

（関連コラム：指定校求人と公開求人の違いとは？メリット・デメリットも解説）

③　応募前職場見学実施予定表

応募前職場見学に実施予定日や担当者情報、連絡先などを記入して提出します。応募前職場見学を実施しない場合や、実施日に決まりがなく随時受け入れが可能な場合は提出不要です。

（関連コラム：応募に繋がる“応募前職場見学”実施のポイントはこの3つ！）

④　中学・高校卒就職者就職状況報告

過去に採用した中卒・高卒の新卒者の就職状況をハローワークが把握するための書類です。採用していない場合でも、「0人」として記入して提出が必要です。

⑤　求人要項

作成・提出の義務はありませんが、求人票の内容の不足事項を補完した場合に作成・提出するものです。求人票は文字のみの書類ですので、職場や自社商品の写真、業績の推移を分かりやすく表したグラフなどを入れると効果的に使用できます。作成する場合は、以下に注意してください。

・求人票の内容と矛盾しないこと

・誇大表現をしないこと

（関連資料：高卒採用お役立ち資料～求人票の書き方編～）

＜求人票公開後＞

７月１日にハローワークより求人票が公開され、学校への求人票の提出が可能になります。ここで必ず使用する書類は以下の１点です。

①　求人票

募集をかけたい高校へ、持参または郵送で提出します。求人票は文字の書類ですので、採用パンフレットなどの写真やイラスト付きの採用ツールを併用すると、訴求力がグッと高まります。

（関連コラム：高校訪問で効果を発揮するツール5選！心得たいポイントも解説）

（関連コラム：高卒採用を成功させるための高校訪問のポイント3つを解説！）

＜生徒からの応募解禁後に必要な書類＞

求人申込時の書類と異なり、以下の書類は提出・送付の義務はありません。しかし、円滑な高卒採用活動には必須な書類となりますので、忘れずにチェックしておきましょう。

①　採用試験の案内書面

９月初旬の応募解禁以降、応募書類が揃ったら、採用試験の案内を送ります。試験日時や試験会場、当日の持ち物などの必要事項を記載し、書面で学校へ送付しましょう。採用試験の開始は９月中旬以降ですので、その年の高卒採用スケジュールを確認した上で、応募解禁から10日以内で案内を送るのがベストです。

②　合否通知の書面

採用試験後、選考結果が出たら合否通知を送ります。なるべく速やかな通知が求められますので、極力試験後一週間以内には通知を送るように心がけましょう。また、採用・不採用の結果に関わらず、受験した生徒全員に対して通知する必要があります。

（関連コラム：正しく知ろう！高卒採用における合否通知のルールとマナー）