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採用コラム

企業が入社式を行う目的とは?
事前準備の4つのポイントも紹介

4月に入社式を行う企業は多いと思います。今回は、入社式を行う3つの目的と、式典を成功させるために必要な事前準備を4つのポイントに分けてご紹介します。

目 次​

1.はじめに

2.入社式と内定式の違い

3.入社式の3つの目的

4.事前準備4つのチェックポイント

5.まとめ

1.はじめに

入社式は、会社に新たな社員を迎え入れるにあたっての大切な節目の式典で、新入社員にとっては、社会人生活の第一歩となる一大イベントでもあります。では、入社式とはどのような目的で開催するものなのでしょうか?また、事前準備で気を付けるポイントとは?今回は、企業が入社式を行う3つの目的と事前準備のポイントについて解説します。

2.入社式と内定式の違い

「入社式」とは、正式に学校を卒業し晴れて社会人としての一歩を踏み出す内定者を社員として正式に雇用し迎え入れるための式典です。一方、「内定式」は、内定を出した学生に対して正式に内定通知を渡すための式典です。あくまで内定ですので対象者はまだ学生で、学生同士の顔合わせの他、入社意欲の向上や入社までのモチベーション維持などを目的として開催します。このように、入社式と内定式はそれぞれ対象や目的が異なります。

3.入社式の3つの目的

ここでは、入社式の主な目的を解説します。目的を明確にすることでより有意義なセレモニーにすることができるでしょう。

 

① 社会人としての自覚を持ってもらう

入社式の最も大きな目的は、やはり社会人としての自覚を持ってもらうことです。新卒の新入社員の場合、つい先日までは学生でしたから、まだ学生気分が抜けていないことも少なくありません。学生から社会人へと気持ちを切り替え、企業の一員として緊張感や責任感をしっかりと感じてもらうための大切なセレモニーなのです。入社式の中で辞令の交付を行ったり、新入社員一人ひとりまたは代表者がこれからの決意表明を自分の言葉で述べる機会を設けたり、社会人としての自覚が芽生えるようなプログラムを組むことでより意識アップを促すこともできます。

 

② 歓迎の意を示す

これから始まる新社会人生活に、期待感はもちろんですが不安を抱いている新入社員もたくさんいることでしょう。入社式で経営陣や先輩社員からの「これから一緒に頑張りましょう!」という激励と歓迎のメッセージを受け取るだけでも、不安などのマイナスな気持ちは軽減され、仕事に対するモチベーションアップに繋がります。祝辞など形式的なものも大切ですが、入社式終了後に社員との懇親の場を作るなどしてより距離感を縮めて歓迎の意を伝えることができれば、緊張感をほぐして安心感を与える効果も期待できますし、先輩社員や同期と自己紹介をし合って互いの理解を深め、これからのよりスムーズにコミュニケーションに繋げることもできます。また、企業の代表や役員、人事担当者などを交えて記念撮影をするのもおすすめです。

 

③ 企業のビジョンや価値観の理解を深める

式次第に社長や役員からの挨拶を取り入れる企業は多いと思います。そこで企業としてのこれからのビジョンや大切にしている価値観を伝えたり、期待している働きやこれから目指すべき姿を伝えたりすることで、新入社員自身の企業や業務に対する理解を深めることができます。

4.事前準備4つのチェックポイント

入社式を成功させて目的を達成するためには、しっかりとした事前準備が欠かせません。以下の4つのチェックポイントを確認し、万全の状態で式典を執り行いましょう。

 

① 日程を調整する

まずはスケジュールの調整です。入社式は4月1日開催が一般的ではありますが、休日に重なってしまった場合はいつにずらすのか、来賓等を招く場合は先方のスケジュールは問題ないかなどを明確にした上で開催日を決定しましょう。

 

② 会場を確保・準備する

日程が決まったら、次は会場の確保です。どの程度の広さの会場が必要なのか、そして、それは自社内の設備で対応可能なのかの検討が必要です。もし外部施設を利用する場合は、立地や会場費用、備え付け備品の有無などを確認し、最適な会場を見極めましょう。また、近年ではオンラインで入社式を開催する企業も増えています。この場合は外部の会場の確保や設営は不要ですが、社内のインターネット環境の整備はもちろん、当日の参加者へのオンラインツール使用に関する案内やフォロー等の準備が必要になります。

 

③ 資料を準備する

新入社員に配付する資料があれば、それらの事前準備が必要になります。配布資料に決まりはありませんが、一般的によく使用されるものは以下のような資料です。・就業規則

・辞令書

・入社記念品

・オリエンテーションや研修に関する資料

・社内規則等に関する説明書類

資料の内容に不備はないか、人数分の用意してあるか、よく注意して準備しましょう。また、入社式で直接使用しないものですが、入社後必要となる新入社員用のデスクや貸与PC、その他業務に必要となる備品の準備も抜け漏れのないようチェックしておきましょう。

 

④ 内定者へ連絡する

連絡する内容としては、

・日時

・開催場所

・式次第

・当日の服装について

・当日の持ち物・提出物の案内

などが上げられます。これから一緒に働く新入社員への連絡ではありますが、時候の挨拶なども交えた正式なビジネスレターとして取り扱い、丁寧に連絡するように心がけましょう。メールでの連絡の場合は、返信の要否も明記するとより親切ですね。時期に決まりはありませんが、入社式開催の1ヵ月前くらいには連絡するのがベターです。

5.まとめ

入社式は、新卒者が社会人生活をスタートする節目であると共に、企業側にとっては新たな社員を迎え入れる大切なイベントです。その目的をしっかりと把握し、入念な準備のをした上で入社式の開催に臨みましょう。

 

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